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Parece que trabajar con el uso de datos en una empresa es algo novedoso o rompedor, está muy de moda y se nombra mucho en internet.

Sin embargo, nada más lejos de la realidad: desde hace mucho tiempo las empresas usan datos e información para muchas tareas. Sobre todo las empresas que funcionan.

¿Es realmente necesario digitalizar toda la empresa y tener toda la información?.

La verdad es que no. Hay empresas que no han tenido un ordenador y un dato digital nunca en su existencia.

Vendedores ambulantes, artesanos, comercios, trabajadores de oficios, agricultura, ganadería, etc. No son pocos los oficios que tradicionalmente no han requerido datos.

Es este tipo de empresa la que más dificultades tiene para crecer y cuando lo hacen, de forma desestructurada SIEMPRE, corren el riesgo de desaparecer por falta de competitividad.

La información o el uso de datos en una empresa no es una herramienta, no es una persona que tiene ciertas habilidades con programas informáticos.

El uso de datos en una empresa es cultural, viene de la estrategia, que normalmente viene marcada desde la propiedad de la compañía o desde Dirección.

¿Cuándo es útil?. El uso de datos en una empresa como estrategia.

Dentro de la gestión de una empresa, dependiendo también de su naturaleza obviamente, existen ciertos aspectos más importantes que otros.

Sobre todo al principio, cuando todo se está formando y se está más preocupado en generar tracción que en cualquier otra cosa, la estructuración se deja en segundo plano.

Es normal, ha pasado siempre, lo hemos visto durante nuestra carrera profesional en multitud de escenarios diferentes. Una start-up quiere y necesita vender.

En esa fase, el uso de datos de una empresa puede parecer que no es prioritario (de nuevo, depende de la naturaleza de la empresa), sin embargo sí es práctico.

Una empresa que no usa datos, cuyos informes se hacen en papel y no dejan de ser una matriz de números cada vez menos manejable, no permite agilidad en el entendimiento de algunas situaciones.

Esto puede provocar que los directivos queden «ciegos» o que tarden más de lo debido en aplicar medidas correctivas.

Cuando tenemos datos de una empresa, tomar decisiones descarga al talento y a la intuición.

Tradicionalmente, la visión de los propietarios o directivos han marcado las decisiones importantes. ¿Es por tanto interesante usar información?. Veamos algunos ejemplos.

¿Cómo usar los datos en una empresa?.

Cada empresa es un mundo, diferente, cambiante y único. A pesar de esto, también comparte puntos comunes con otras compañías.

Sin ir más lejos, por ejemplo, todas tienen que pasar por los trámites de un régimen fiscal. Para ello, existen modelos muy simplificados de control hasta otros muy complejos.

En una empresa donde se paga a proveedores (por favor, paguemos a los proveedores) y se cobra de clientes (por favor clientes, pagad a vuestros proveedores), se genera un flujo de impuestos que tiene que estar registrado.

Podemos pensar que esa información es para pagar impuestos y nos tengan controlados, ¿y si le encontramos un punto de aporte de valor de hacer esto de forma proactiva?.

Ejemplo de cómo el uso de datos de una empresa proporciona ventajas competitivas.
Uso de datos de una empresa para encontrar información de mercados.

Cuando esta información se detalla, es decir, no nos limitamos a incluir la información fiscal nada más, sino que indicamos que hemos recibido un albarán, que contiene mercancía, y que esa mercancía ahora pertenece a nuestro stock, se crea la magia de los datos.

Aunque no es la única forma: cuando diferenciamos los pagos que vamos a realizar entre proveedores de productos o servicios que tienen impacto en nuestra actividad o por el contrario solamente pagan estructura, también hay magia.

Si a esa información le podemos agregar otra como el número de trabajadores (y las horas que trabajan para nosotros), u otras fuentes como datos relacionados con la población demográfica, climatología, interacciones en las redes sociales… pura magia.

¿Todo el mundo puede usar los datos de una empresa?.

La respuesta corta es no. La respuesta larga implica explicar quién está detrás del análisis de la información.

Para poder usar los datos de una empresa se requieren dos cosas:

  • Alguien con formación que sepa extraer, transformar y cargar la información en herramientas adecuadas.
  • Sistemas digitalizados que permitan conexión y recopilación de esa información.

La información que necesitamos usar está “cruda” en los sistemas de información de cada empresa.

Hay empresas muy rudimentarias que tienen sistemas de información en papel. Con esas empresas cuesta mucho trabajar a nivel consultoría. Esto nos lleva a hablar de actualización digital.

Hay compañías que al crecer entendieron que debían usar programas de gestión, sin embargo les es costoso explotar esa información.

En las empresas que es natural usar sistemas de planificación de recursos, de gestión de información u otro tipo, es más normal encontrar ya la necesidad de información. Aquí es donde es más crucial el uso de datos de una empresa.

Por tamaño, podríamos resumir que a mayor estructura, más necesidad. Además, los directivos y propietarios hacen un uso más estratégico de esta información.

Los mandos intermedios y operarios, usan esta información para optimizar y mejorar sus tareas, reduciendo tiempos e incrementando el valor del tiempo que emplean.

¿Cuáles son las ventajas reales de usar datos en una empresa?.

Encontramos ventajas tanto tangibles como intangibles.

Por nombrar algunas de cada, como ventajas tangibles nombraría la capacidad de transformación que tiene el uso de datos en una empresa:

Cuando dejamos de intuir las cosas y las podemos medir y explicar en datos, comprender por qué ocurren los eventos en una compañía es más sencillo de entender.

Si podemos registrar la actividad en algún área, es muy sencillo ver cómo evoluciona y así predecir las acciones preventivas.

Puede parecer muy abstracto, pero es realmente sencillo entender viendo un gráfico como el siguiente, que la tendencia es a la baja según la evaluación de datos recogida:

Ejemplo de cómo el uso de datos de una empresa proporciona ventajas competitivas.
Forma simple de ver los datos de una empresa.

Sin embargo también hay beneficios intangibles que luego se transforman en ventajas competitivas (cuando van bien alineadas con la estrategia de la empresa).

Cuando creamos objetivos en función de la información que tenemos (por ejemplo, ponemos objetivos de cota de ventas a los comerciales) podemos crear corrientes de push en nuestros negocios.

Al mismo tiempo, usar esta información para fomentar el clima laboral o corregir tendencias negativas, sería otro beneficio.

Sin duda mi favorito beneficio de usar datos en una empresa es crear alertas que avisen de tendencias negativas o alarmas que detecten círculos viciosos de los que la empresa debe salir de inmediato.

¿Cuál es el objetivo de usar datos en una empresa?.

El principal es no descolgarse de la competencia, teniendo herramientas que toman el pulso de la empresa y del mercado.

Además, controlar grandes grupos de información proporcionan nuevas unidades de negocio así como pulso de la compañía.

Si se combinan datos financieros con datos de gestión, puede servir de cuadro de mando para la gestión de la empresa.

Y si además se enfoca de forma constructiva, sirve de guía de funcionamiento tanto en el día a día como base de toma de decisiones.

También ayuda a simplificar tareas y desprendernos de los aburridos y antiguos informes. Esos reports en papel que dejan de tener validez en el mismo momento que se han impreso.

¿Cuál es el coste de usar los datos de una empresa?.

Es una cantidad variable entre nada y lo que haga que la empresa sea más rentable.

Como hemos comentado antes, una empresa que usa datos y que culturalmente ha aceptado que la información es útil, se vuelve más competitiva.

Esto se plasma claramente porque permite ser más dinámica que la competencia en cuanto a costes, o aumentamos el valor de nuestros productos y servicios para nuestros clientes.

El posicionamiento de mercado de una empresa que usa los datos para la toma de decisiones está menos influido por el mercado y más por la estrategia.

En conclusión, el coste es muy bajo para el beneficio que provoca, siempre que la transición se haga de la mano de una empresa con experiencia y conocimientos demostrables.

¿Puede López y Gonzálvez ayudar a las empresas a usar los datos?.

Sí, somos especialistas en el uso de datos en las empresas, lo llevamos haciendo desde hace más de 15 años, acompañando empresas y formando en el uso de datos.

También creamos los modelos de datos y los informes dinámicos usando herramientas de Business Intelligence.

Además, hemos logrado usar complejos modelos de proyección con herramientas de Business Analytics.

Creemos firmemente que las empresas que se profesionalizan y que usan sus datos son más competitivas, haciendo crecer las ventas entre un 10% y un 20%, reduciendo costes y modernizando su estructura a bajos costes.

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